Arbeitswelt im Wandel
Die Dekodierung des Return-to-Office-Puzzles in der Schweiz.
Daniel Stocker Head Research bei JLL Schweiz (Text)
Die zuvor übliche Norm – ausschliesslich im Büro zu arbeiten – scheint der Vergangenheit anzugehören. Noch ungewiss hingegen ist vielerorts, wie genau die Arbeitswelt der Zukunft aussieht. Zahlreiche Unternehmen befinden sich in einer Transformationsphase auf der Suche nach einem neuen, passenden Gleichgewicht zwischen der Arbeitstätigkeiten im und ausserhalb des Büros. Neben Fragen zur Organisation und Umsetzung der neuen Arbeitsplatzkonzepte unterliegen vielerorts auch die Bedürfnisse an die Arbeitsflächen einem Wandel. Um diese Entwicklungen besser zu verstehen und Erkenntnisse zu den Auswirkungen auf die Nachfrage zu gewinnen, hat JLL Unternehmen in der Schweiz zur gegenwärtigen und zukünftigen Anzahl Mitarbeiter und Standorte, zur Nutzung und Auslastung von Büroflächen sowie zu Normen und Richtlinien bezüglich Arbeitsplatzkonzepten und Homeoffice-Regelungen befragt.
Pandemiebedingt mussten Büroarbeiter*innen ihren Aufgaben während mehreren Quartalen nahezu vollumfänglich von Zuhause erledigen. Mittlerweile findet aber weltweit eine Rückkehrbewegung ins Büro statt. Dabei gibt es grosse Diskrepanzen bezüglich Intensität und Art der Umsetzung.
Arbeitskultur, -form und -gewohnheiten können je nach Unternehmen stark voneinander abweichen. Entsprechend unterschiedlich können Ausgangslage und Beweggründe von Firmen sein bei der Forderung nach höheren Büroanwesenheiten. Als wichtigster Grund für eine höhere Büropräsenz wird die persönliche Zusammenarbeit genannt (87% weltweit, 85% in der Schweiz). Weltweit sind potenzielle Produktivitätsgewinne auch ein Hauptgrund dafür, Mitarbeiter mehr im Büro arbeiten zu lassen (51%). Für Schweizer Unternehmen scheint dies weniger bedeutend zu sein (30%). Dafür werden die verbesserte Unternehmenskultur und soziale Verbindungen stärker gewichtet (83% und 74%) als weltweit (61% und 47%).
Amerikanische Unternehmen ergreifen teilweise drastische Massnahmen, um ihre Mitarbeiter zurück ins Büro zu beordern und drohen ihnen bei Nichteinhaltung mit Entlassung. Im vergangenen Jahr machten diesbezüglich Meldungen von Amazon, BlackRock, Disney, Google, PwC, JP Morgan, Tesla, usw. die Runde, welche allesamt eine höhere Büroanwesenheit verlangten.
Auch in Deutschland haben unter anderem Volkswagen, die Telekom oder SAP die Zügel angezogen. Anfang 2024 verlangte die Deutsche Bank, dass ihre Führungskräfte ab Juni an mindestens vier Tagen pro Woche Präsenz zeigen, beziehungsweise die restlichen Mitarbeitenden an mindestens drei Tagen. Zusätzlich wird den Angestellten untersagt, am Freitag und am darauffolgenden Montag von Zuhause zu arbeiten.
Mildere Ansätze in der Schweiz
Solch strikte Meldungen waren hierzulande bisher kaum wahrnehmbar. Dies möglicherweise auch deshalb, weil die Büroauslastung in der Schweiz aktuell höher liegt wie im internationalen Vergleich. Eine Vielzahl der Unternehmen in der Schweiz möchte ihre Mitarbeitenden typischerweise an drei Tagen pro Woche im Büro anwesend haben. Dabei können die Büro- respektive Homeofficetage meistens flexibel gewählt werden. Auch wird die Büroanwesenheit bei den meisten Firmen nicht Teil der individuellen Jahresziele sein. Die meisten Arbeitgeber hierzulande agieren also deutlich zurückhaltender mit Forderungen wie im internationalen Vergleich und gewähren den Angestellten mehr Freiraum.
Eigener Bürostuhl und Arbeitsplatz verschwindet zunehmend
Vor Ausbruch der Pandemie haben zwei Drittel der befragten Unternehmen jedem Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsplatz angeboten. In Zukunft erwägen noch 27%, dies zu tun. Umgekehrt werden 52% der Unternehmen ein Verhältnis von 0.6 bis 0.8 Arbeitsplätzen pro Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Das bedeutet, eine Mehrheit der Mitarbeiter wird zukünftig den Bürostuhl mit Kolleg:innen teilen und keinen eigenen mehr haben.
Die verbreitete Anwendung neuer Arbeitsmodelle führt zu geringeren Büroauslastungen. Für Unternehmen kann dies Potenziale eröffnen, um Kosten und Flächennutzung zu optimieren. Die Einführung einer Arbeitskultur mit geteilten Arbeitsplätzen (Shared Desk) und technologischen Lösungen kann ein möglicher Ansatz sein, um die Büroflächen effizienter zu nutzen.
Realisierung von Einsparungspotenzial für viele Unternehmen herausfordernd
Die Auseinandersetzung mit dem Thema offenbart allerdings ein „hybrides Paradoxon“. Einerseits veranlassen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter, die Anwesenheit im Büro zu erhöhen. Andererseits versuchen Unternehmen gleichzeitig, Büroflächen zu reduzieren und Kosten zu minimieren. An frequentierten Tagen sehen sich Arbeitgeber zudem mit einem Mangel an verfügbaren Arbeitsplätzen konfrontiert, während an weniger beliebten Tagen die Büros nahezu leer bleiben. In vielen Fällen ist noch ungelöst, wie gross dieses Einsparungspotenzial tatsächlich ausfällt, beziehungsweise welche Anpassungen an Arbeitsplatzkonzepte und erwartete Büropräsenz dies haben würde, und ob diese Veränderungen kompatibel sind mit der Unternehmenskultur.
Die Umfrage zeigte auch, dass nur 9% der Unternehmen in der Schweiz Homeoffice an bestimmten Tagen (z.B. am Freitag) verbieten und 26% ihre Mitarbeiter bitten, an den jeweils gleichen Wochentagen ins Büro zu kommen. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass bei 74% der Firmen die Anwesenheitstage flexibel gewählt werden können. Ebenso antworteten 67%, dass ihre Mitarbeiter frei sind in der Wahl ihrer Homeoffice-Tage. Diese Flexibilität limitiert das Potenzial von Flächenreduktionen. Nur 17% der Umfrageteilnehmer nannten dann auch „Einsparung von Büroflächen/Kosten“ als Grund für die Gestattung von Homeoffice.
Obwohl es ein gewisses Potenzial für Kosteneinsparungen mittels Flächenreduktionen gibt, ist dieses also nicht ganz einfach auszuschöpfen ohne Einschränkungen bei der Flexibilität und ohne strengere Richtlinien. In der Schweiz setzen Unternehmen auf sanftere Ansätze und weniger drastische Massnahmen als in anderen Ländern, um die Präsenz zu erhöhen. Die Frage nach der zukünftigen Anzahl Standorte, dem Flächenbedarf und dem Mitarbeiterwachstum zeigt eine grundsätzlich zuversichtliche Erwartungshaltung. Viele Unternehmen in der Schweiz planen in den nächsten zwei Jahren zu wachsen. Der Anstieg der Mitarbeiterzahl führt jedoch nicht zwangsläufig zu einem Bedarf an zusätzlichen Büroflächen. Während 64% der Unternehmen mit mehr Mitarbeitern rechnen, erwarten nur 16% einen höheren Bedarf an Büroflächen. D.h. das Wachstum wird wahrscheinlich über eine effizientere Nutzung der bisherigen Flächen mittels Desksharing stattfinden. Zwei Drittel der befragten Unternehmen gehen von einem unveränderten Bürobedarf aus. Das heisst insgesamt dürften die Auswirkungen der neuen Arbeitswelt auf die Büronachfrage nicht zu einem Einbruch führen, sondern moderat ausfallen. Aufgrund veränderter Arbeitsplatzkonzepte ist allerdings durchaus mit veränderten qualitativen Bedürfnissen der Büronachfrage zu rechnen.
Arbeitswelt im Wandel
Die Dekodierung des Return-to-Office-Puzzles in der Schweiz.
Daniel Stocker Head Research bei JLL Schweiz (Text)
Die zuvor übliche Norm – ausschliesslich im Büro zu arbeiten – scheint der Vergangenheit anzugehören. Noch ungewiss hingegen ist vielerorts, wie genau die Arbeitswelt der Zukunft aussieht. Zahlreiche Unternehmen befinden sich in einer Transformationsphase auf der Suche nach einem neuen, passenden Gleichgewicht zwischen der Arbeitstätigkeiten im und ausserhalb des Büros. Neben Fragen zur Organisation und Umsetzung der neuen Arbeitsplatzkonzepte unterliegen vielerorts auch die Bedürfnisse an die Arbeitsflächen einem Wandel. Um diese Entwicklungen besser zu verstehen und Erkenntnisse zu den Auswirkungen auf die Nachfrage zu gewinnen, hat JLL Unternehmen in der Schweiz zur gegenwärtigen und zukünftigen Anzahl Mitarbeiter und Standorte, zur Nutzung und Auslastung von Büroflächen sowie zu Normen und Richtlinien bezüglich Arbeitsplatzkonzepten und Homeoffice-Regelungen befragt.
Pandemiebedingt mussten Büroarbeiter*innen ihren Aufgaben während mehreren Quartalen nahezu vollumfänglich von Zuhause erledigen. Mittlerweile findet aber weltweit eine Rückkehrbewegung ins Büro statt. Dabei gibt es grosse Diskrepanzen bezüglich Intensität und Art der Umsetzung.
Arbeitskultur, -form und -gewohnheiten können je nach Unternehmen stark voneinander abweichen. Entsprechend unterschiedlich können Ausgangslage und Beweggründe von Firmen sein bei der Forderung nach höheren Büroanwesenheiten. Als wichtigster Grund für eine höhere Büropräsenz wird die persönliche Zusammenarbeit genannt (87% weltweit, 85% in der Schweiz). Weltweit sind potenzielle Produktivitätsgewinne auch ein Hauptgrund dafür, Mitarbeiter mehr im Büro arbeiten zu lassen (51%). Für Schweizer Unternehmen scheint dies weniger bedeutend zu sein (30%). Dafür werden die verbesserte Unternehmenskultur und soziale Verbindungen stärker gewichtet (83% und 74%) als weltweit (61% und 47%).
Amerikanische Unternehmen ergreifen teilweise drastische Massnahmen, um ihre Mitarbeiter zurück ins Büro zu beordern und drohen ihnen bei Nichteinhaltung mit Entlassung. Im vergangenen Jahr machten diesbezüglich Meldungen von Amazon, BlackRock, Disney, Google, PwC, JP Morgan, Tesla, usw. die Runde, welche allesamt eine höhere Büroanwesenheit verlangten.
Auch in Deutschland haben unter anderem Volkswagen, die Telekom oder SAP die Zügel angezogen. Anfang 2024 verlangte die Deutsche Bank, dass ihre Führungskräfte ab Juni an mindestens vier Tagen pro Woche Präsenz zeigen, beziehungsweise die restlichen Mitarbeitenden an mindestens drei Tagen. Zusätzlich wird den Angestellten untersagt, am Freitag und am darauffolgenden Montag von Zuhause zu arbeiten.
Mildere Ansätze in der Schweiz
Solch strikte Meldungen waren hierzulande bisher kaum wahrnehmbar. Dies möglicherweise auch deshalb, weil die Büroauslastung in der Schweiz aktuell höher liegt wie im internationalen Vergleich. Eine Vielzahl der Unternehmen in der Schweiz möchte ihre Mitarbeitenden typischerweise an drei Tagen pro Woche im Büro anwesend haben. Dabei können die Büro- respektive Homeofficetage meistens flexibel gewählt werden. Auch wird die Büroanwesenheit bei den meisten Firmen nicht Teil der individuellen Jahresziele sein. Die meisten Arbeitgeber hierzulande agieren also deutlich zurückhaltender mit Forderungen wie im internationalen Vergleich und gewähren den Angestellten mehr Freiraum.
Eigener Bürostuhl und Arbeitsplatz verschwindet zunehmend
Vor Ausbruch der Pandemie haben zwei Drittel der befragten Unternehmen jedem Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsplatz angeboten. In Zukunft erwägen noch 27%, dies zu tun. Umgekehrt werden 52% der Unternehmen ein Verhältnis von 0.6 bis 0.8 Arbeitsplätzen pro Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Das bedeutet, eine Mehrheit der Mitarbeiter wird zukünftig den Bürostuhl mit Kolleg:innen teilen und keinen eigenen mehr haben.
Die verbreitete Anwendung neuer Arbeitsmodelle führt zu geringeren Büroauslastungen. Für Unternehmen kann dies Potenziale eröffnen, um Kosten und Flächennutzung zu optimieren. Die Einführung einer Arbeitskultur mit geteilten Arbeitsplätzen (Shared Desk) und technologischen Lösungen kann ein möglicher Ansatz sein, um die Büroflächen effizienter zu nutzen.
Realisierung von Einsparungspotenzial für viele Unternehmen herausfordernd
Die Auseinandersetzung mit dem Thema offenbart allerdings ein „hybrides Paradoxon“. Einerseits veranlassen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter, die Anwesenheit im Büro zu erhöhen. Andererseits versuchen Unternehmen gleichzeitig, Büroflächen zu reduzieren und Kosten zu minimieren. An frequentierten Tagen sehen sich Arbeitgeber zudem mit einem Mangel an verfügbaren Arbeitsplätzen konfrontiert, während an weniger beliebten Tagen die Büros nahezu leer bleiben. In vielen Fällen ist noch ungelöst, wie gross dieses Einsparungspotenzial tatsächlich ausfällt, beziehungsweise welche Anpassungen an Arbeitsplatzkonzepte und erwartete Büropräsenz dies haben würde, und ob diese Veränderungen kompatibel sind mit der Unternehmenskultur.
Die Umfrage zeigte auch, dass nur 9% der Unternehmen in der Schweiz Homeoffice an bestimmten Tagen (z.B. am Freitag) verbieten und 26% ihre Mitarbeiter bitten, an den jeweils gleichen Wochentagen ins Büro zu kommen. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass bei 74% der Firmen die Anwesenheitstage flexibel gewählt werden können. Ebenso antworteten 67%, dass ihre Mitarbeiter frei sind in der Wahl ihrer Homeoffice-Tage. Diese Flexibilität limitiert das Potenzial von Flächenreduktionen. Nur 17% der Umfrageteilnehmer nannten dann auch „Einsparung von Büroflächen/Kosten“ als Grund für die Gestattung von Homeoffice.
Obwohl es ein gewisses Potenzial für Kosteneinsparungen mittels Flächenreduktionen gibt, ist dieses also nicht ganz einfach auszuschöpfen ohne Einschränkungen bei der Flexibilität und ohne strengere Richtlinien. In der Schweiz setzen Unternehmen auf sanftere Ansätze und weniger drastische Massnahmen als in anderen Ländern, um die Präsenz zu erhöhen. Die Frage nach der zukünftigen Anzahl Standorte, dem Flächenbedarf und dem Mitarbeiterwachstum zeigt eine grundsätzlich zuversichtliche Erwartungshaltung. Viele Unternehmen in der Schweiz planen in den nächsten zwei Jahren zu wachsen. Der Anstieg der Mitarbeiterzahl führt jedoch nicht zwangsläufig zu einem Bedarf an zusätzlichen Büroflächen. Während 64% der Unternehmen mit mehr Mitarbeitern rechnen, erwarten nur 16% einen höheren Bedarf an Büroflächen. D.h. das Wachstum wird wahrscheinlich über eine effizientere Nutzung der bisherigen Flächen mittels Desksharing stattfinden. Zwei Drittel der befragten Unternehmen gehen von einem unveränderten Bürobedarf aus. Das heisst insgesamt dürften die Auswirkungen der neuen Arbeitswelt auf die Büronachfrage nicht zu einem Einbruch führen, sondern moderat ausfallen. Aufgrund veränderter Arbeitsplatzkonzepte ist allerdings durchaus mit veränderten qualitativen Bedürfnissen der Büronachfrage zu rechnen.
Arbeitswelt im Wandel
Die Dekodierung des Return-to-Office-Puzzles in der Schweiz.
Daniel Stocker Head Research bei JLL Schweiz (Text)
Die zuvor übliche Norm – ausschliesslich im Büro zu arbeiten – scheint der Vergangenheit anzugehören. Noch ungewiss hingegen ist vielerorts, wie genau die Arbeitswelt der Zukunft aussieht. Zahlreiche Unternehmen befinden sich in einer Transformationsphase auf der Suche nach einem neuen, passenden Gleichgewicht zwischen der Arbeitstätigkeiten im und ausserhalb des Büros. Neben Fragen zur Organisation und Umsetzung der neuen Arbeitsplatzkonzepte unterliegen vielerorts auch die Bedürfnisse an die Arbeitsflächen einem Wandel. Um diese Entwicklungen besser zu verstehen und Erkenntnisse zu den Auswirkungen auf die Nachfrage zu gewinnen, hat JLL Unternehmen in der Schweiz zur gegenwärtigen und zukünftigen Anzahl Mitarbeiter und Standorte, zur Nutzung und Auslastung von Büroflächen sowie zu Normen und Richtlinien bezüglich Arbeitsplatzkonzepten und Homeoffice-Regelungen befragt.
Pandemiebedingt mussten Büroarbeiter*innen ihren Aufgaben während mehreren Quartalen nahezu vollumfänglich von Zuhause erledigen. Mittlerweile findet aber weltweit eine Rückkehrbewegung ins Büro statt. Dabei gibt es grosse Diskrepanzen bezüglich Intensität und Art der Umsetzung.
Arbeitskultur, -form und -gewohnheiten können je nach Unternehmen stark voneinander abweichen. Entsprechend unterschiedlich können Ausgangslage und Beweggründe von Firmen sein bei der Forderung nach höheren Büroanwesenheiten. Als wichtigster Grund für eine höhere Büropräsenz wird die persönliche Zusammenarbeit genannt (87% weltweit, 85% in der Schweiz). Weltweit sind potenzielle Produktivitätsgewinne auch ein Hauptgrund dafür, Mitarbeiter mehr im Büro arbeiten zu lassen (51%). Für Schweizer Unternehmen scheint dies weniger bedeutend zu sein (30%). Dafür werden die verbesserte Unternehmenskultur und soziale Verbindungen stärker gewichtet (83% und 74%) als weltweit (61% und 47%).
Amerikanische Unternehmen ergreifen teilweise drastische Massnahmen, um ihre Mitarbeiter zurück ins Büro zu beordern und drohen ihnen bei Nichteinhaltung mit Entlassung. Im vergangenen Jahr machten diesbezüglich Meldungen von Amazon, BlackRock, Disney, Google, PwC, JP Morgan, Tesla, usw. die Runde, welche allesamt eine höhere Büroanwesenheit verlangten.
Auch in Deutschland haben unter anderem Volkswagen, die Telekom oder SAP die Zügel angezogen. Anfang 2024 verlangte die Deutsche Bank, dass ihre Führungskräfte ab Juni an mindestens vier Tagen pro Woche Präsenz zeigen, beziehungsweise die restlichen Mitarbeitenden an mindestens drei Tagen. Zusätzlich wird den Angestellten untersagt, am Freitag und am darauffolgenden Montag von Zuhause zu arbeiten.
Mildere Ansätze in der Schweiz
Solch strikte Meldungen waren hierzulande bisher kaum wahrnehmbar. Dies möglicherweise auch deshalb, weil die Büroauslastung in der Schweiz aktuell höher liegt wie im internationalen Vergleich. Eine Vielzahl der Unternehmen in der Schweiz möchte ihre Mitarbeitenden typischerweise an drei Tagen pro Woche im Büro anwesend haben. Dabei können die Büro- respektive Homeofficetage meistens flexibel gewählt werden. Auch wird die Büroanwesenheit bei den meisten Firmen nicht Teil der individuellen Jahresziele sein. Die meisten Arbeitgeber hierzulande agieren also deutlich zurückhaltender mit Forderungen wie im internationalen Vergleich und gewähren den Angestellten mehr Freiraum.
Eigener Bürostuhl und Arbeitsplatz verschwindet zunehmend
Vor Ausbruch der Pandemie haben zwei Drittel der befragten Unternehmen jedem Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsplatz angeboten. In Zukunft erwägen noch 27%, dies zu tun. Umgekehrt werden 52% der Unternehmen ein Verhältnis von 0.6 bis 0.8 Arbeitsplätzen pro Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Das bedeutet, eine Mehrheit der Mitarbeiter wird zukünftig den Bürostuhl mit Kolleg:innen teilen und keinen eigenen mehr haben.
Die verbreitete Anwendung neuer Arbeitsmodelle führt zu geringeren Büroauslastungen. Für Unternehmen kann dies Potenziale eröffnen, um Kosten und Flächennutzung zu optimieren. Die Einführung einer Arbeitskultur mit geteilten Arbeitsplätzen (Shared Desk) und technologischen Lösungen kann ein möglicher Ansatz sein, um die Büroflächen effizienter zu nutzen.
Realisierung von Einsparungspotenzial für viele Unternehmen herausfordernd
Die Auseinandersetzung mit dem Thema offenbart allerdings ein „hybrides Paradoxon“. Einerseits veranlassen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter, die Anwesenheit im Büro zu erhöhen. Andererseits versuchen Unternehmen gleichzeitig, Büroflächen zu reduzieren und Kosten zu minimieren. An frequentierten Tagen sehen sich Arbeitgeber zudem mit einem Mangel an verfügbaren Arbeitsplätzen konfrontiert, während an weniger beliebten Tagen die Büros nahezu leer bleiben. In vielen Fällen ist noch ungelöst, wie gross dieses Einsparungspotenzial tatsächlich ausfällt, beziehungsweise welche Anpassungen an Arbeitsplatzkonzepte und erwartete Büropräsenz dies haben würde, und ob diese Veränderungen kompatibel sind mit der Unternehmenskultur.
Die Umfrage zeigte auch, dass nur 9% der Unternehmen in der Schweiz Homeoffice an bestimmten Tagen (z.B. am Freitag) verbieten und 26% ihre Mitarbeiter bitten, an den jeweils gleichen Wochentagen ins Büro zu kommen. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass bei 74% der Firmen die Anwesenheitstage flexibel gewählt werden können. Ebenso antworteten 67%, dass ihre Mitarbeiter frei sind in der Wahl ihrer Homeoffice-Tage. Diese Flexibilität limitiert das Potenzial von Flächenreduktionen. Nur 17% der Umfrageteilnehmer nannten dann auch „Einsparung von Büroflächen/Kosten“ als Grund für die Gestattung von Homeoffice.
Obwohl es ein gewisses Potenzial für Kosteneinsparungen mittels Flächenreduktionen gibt, ist dieses also nicht ganz einfach auszuschöpfen ohne Einschränkungen bei der Flexibilität und ohne strengere Richtlinien. In der Schweiz setzen Unternehmen auf sanftere Ansätze und weniger drastische Massnahmen als in anderen Ländern, um die Präsenz zu erhöhen. Die Frage nach der zukünftigen Anzahl Standorte, dem Flächenbedarf und dem Mitarbeiterwachstum zeigt eine grundsätzlich zuversichtliche Erwartungshaltung. Viele Unternehmen in der Schweiz planen in den nächsten zwei Jahren zu wachsen. Der Anstieg der Mitarbeiterzahl führt jedoch nicht zwangsläufig zu einem Bedarf an zusätzlichen Büroflächen. Während 64% der Unternehmen mit mehr Mitarbeitern rechnen, erwarten nur 16% einen höheren Bedarf an Büroflächen. D.h. das Wachstum wird wahrscheinlich über eine effizientere Nutzung der bisherigen Flächen mittels Desksharing stattfinden. Zwei Drittel der befragten Unternehmen gehen von einem unveränderten Bürobedarf aus. Das heisst insgesamt dürften die Auswirkungen der neuen Arbeitswelt auf die Büronachfrage nicht zu einem Einbruch führen, sondern moderat ausfallen. Aufgrund veränderter Arbeitsplatzkonzepte ist allerdings durchaus mit veränderten qualitativen Bedürfnissen der Büronachfrage zu rechnen.
Arbeitswelt im Wandel
Die Dekodierung des Return-to-Office-Puzzles in der Schweiz.
Daniel Stocker Head Research bei JLL Schweiz (Text)
Die zuvor übliche Norm – ausschliesslich im Büro zu arbeiten – scheint der Vergangenheit anzugehören. Noch ungewiss hingegen ist vielerorts, wie genau die Arbeitswelt der Zukunft aussieht. Zahlreiche Unternehmen befinden sich in einer Transformationsphase auf der Suche nach einem neuen, passenden Gleichgewicht zwischen der Arbeitstätigkeiten im und ausserhalb des Büros. Neben Fragen zur Organisation und Umsetzung der neuen Arbeitsplatzkonzepte unterliegen vielerorts auch die Bedürfnisse an die Arbeitsflächen einem Wandel. Um diese Entwicklungen besser zu verstehen und Erkenntnisse zu den Auswirkungen auf die Nachfrage zu gewinnen, hat JLL Unternehmen in der Schweiz zur gegenwärtigen und zukünftigen Anzahl Mitarbeiter und Standorte, zur Nutzung und Auslastung von Büroflächen sowie zu Normen und Richtlinien bezüglich Arbeitsplatzkonzepten und Homeoffice-Regelungen befragt.
Pandemiebedingt mussten Büroarbeiter*innen ihren Aufgaben während mehreren Quartalen nahezu vollumfänglich von Zuhause erledigen. Mittlerweile findet aber weltweit eine Rückkehrbewegung ins Büro statt. Dabei gibt es grosse Diskrepanzen bezüglich Intensität und Art der Umsetzung.
Arbeitskultur, -form und -gewohnheiten können je nach Unternehmen stark voneinander abweichen. Entsprechend unterschiedlich können Ausgangslage und Beweggründe von Firmen sein bei der Forderung nach höheren Büroanwesenheiten. Als wichtigster Grund für eine höhere Büropräsenz wird die persönliche Zusammenarbeit genannt (87% weltweit, 85% in der Schweiz). Weltweit sind potenzielle Produktivitätsgewinne auch ein Hauptgrund dafür, Mitarbeiter mehr im Büro arbeiten zu lassen (51%). Für Schweizer Unternehmen scheint dies weniger bedeutend zu sein (30%). Dafür werden die verbesserte Unternehmenskultur und soziale Verbindungen stärker gewichtet (83% und 74%) als weltweit (61% und 47%).
Amerikanische Unternehmen ergreifen teilweise drastische Massnahmen, um ihre Mitarbeiter zurück ins Büro zu beordern und drohen ihnen bei Nichteinhaltung mit Entlassung. Im vergangenen Jahr machten diesbezüglich Meldungen von Amazon, BlackRock, Disney, Google, PwC, JP Morgan, Tesla, usw. die Runde, welche allesamt eine höhere Büroanwesenheit verlangten.
Auch in Deutschland haben unter anderem Volkswagen, die Telekom oder SAP die Zügel angezogen. Anfang 2024 verlangte die Deutsche Bank, dass ihre Führungskräfte ab Juni an mindestens vier Tagen pro Woche Präsenz zeigen, beziehungsweise die restlichen Mitarbeitenden an mindestens drei Tagen. Zusätzlich wird den Angestellten untersagt, am Freitag und am darauffolgenden Montag von Zuhause zu arbeiten.
Mildere Ansätze in der Schweiz
Solch strikte Meldungen waren hierzulande bisher kaum wahrnehmbar. Dies möglicherweise auch deshalb, weil die Büroauslastung in der Schweiz aktuell höher liegt wie im internationalen Vergleich. Eine Vielzahl der Unternehmen in der Schweiz möchte ihre Mitarbeitenden typischerweise an drei Tagen pro Woche im Büro anwesend haben. Dabei können die Büro- respektive Homeofficetage meistens flexibel gewählt werden. Auch wird die Büroanwesenheit bei den meisten Firmen nicht Teil der individuellen Jahresziele sein. Die meisten Arbeitgeber hierzulande agieren also deutlich zurückhaltender mit Forderungen wie im internationalen Vergleich und gewähren den Angestellten mehr Freiraum.
Eigener Bürostuhl und Arbeitsplatz verschwindet zunehmend
Vor Ausbruch der Pandemie haben zwei Drittel der befragten Unternehmen jedem Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsplatz angeboten. In Zukunft erwägen noch 27%, dies zu tun. Umgekehrt werden 52% der Unternehmen ein Verhältnis von 0.6 bis 0.8 Arbeitsplätzen pro Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Das bedeutet, eine Mehrheit der Mitarbeiter wird zukünftig den Bürostuhl mit Kolleg:innen teilen und keinen eigenen mehr haben.
Die verbreitete Anwendung neuer Arbeitsmodelle führt zu geringeren Büroauslastungen. Für Unternehmen kann dies Potenziale eröffnen, um Kosten und Flächennutzung zu optimieren. Die Einführung einer Arbeitskultur mit geteilten Arbeitsplätzen (Shared Desk) und technologischen Lösungen kann ein möglicher Ansatz sein, um die Büroflächen effizienter zu nutzen.
Realisierung von Einsparungspotenzial für viele Unternehmen herausfordernd
Die Auseinandersetzung mit dem Thema offenbart allerdings ein „hybrides Paradoxon“. Einerseits veranlassen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter, die Anwesenheit im Büro zu erhöhen. Andererseits versuchen Unternehmen gleichzeitig, Büroflächen zu reduzieren und Kosten zu minimieren. An frequentierten Tagen sehen sich Arbeitgeber zudem mit einem Mangel an verfügbaren Arbeitsplätzen konfrontiert, während an weniger beliebten Tagen die Büros nahezu leer bleiben. In vielen Fällen ist noch ungelöst, wie gross dieses Einsparungspotenzial tatsächlich ausfällt, beziehungsweise welche Anpassungen an Arbeitsplatzkonzepte und erwartete Büropräsenz dies haben würde, und ob diese Veränderungen kompatibel sind mit der Unternehmenskultur.
Die Umfrage zeigte auch, dass nur 9% der Unternehmen in der Schweiz Homeoffice an bestimmten Tagen (z.B. am Freitag) verbieten und 26% ihre Mitarbeiter bitten, an den jeweils gleichen Wochentagen ins Büro zu kommen. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass bei 74% der Firmen die Anwesenheitstage flexibel gewählt werden können. Ebenso antworteten 67%, dass ihre Mitarbeiter frei sind in der Wahl ihrer Homeoffice-Tage. Diese Flexibilität limitiert das Potenzial von Flächenreduktionen. Nur 17% der Umfrageteilnehmer nannten dann auch „Einsparung von Büroflächen/Kosten“ als Grund für die Gestattung von Homeoffice.
Obwohl es ein gewisses Potenzial für Kosteneinsparungen mittels Flächenreduktionen gibt, ist dieses also nicht ganz einfach auszuschöpfen ohne Einschränkungen bei der Flexibilität und ohne strengere Richtlinien. In der Schweiz setzen Unternehmen auf sanftere Ansätze und weniger drastische Massnahmen als in anderen Ländern, um die Präsenz zu erhöhen. Die Frage nach der zukünftigen Anzahl Standorte, dem Flächenbedarf und dem Mitarbeiterwachstum zeigt eine grundsätzlich zuversichtliche Erwartungshaltung. Viele Unternehmen in der Schweiz planen in den nächsten zwei Jahren zu wachsen. Der Anstieg der Mitarbeiterzahl führt jedoch nicht zwangsläufig zu einem Bedarf an zusätzlichen Büroflächen. Während 64% der Unternehmen mit mehr Mitarbeitern rechnen, erwarten nur 16% einen höheren Bedarf an Büroflächen. D.h. das Wachstum wird wahrscheinlich über eine effizientere Nutzung der bisherigen Flächen mittels Desksharing stattfinden. Zwei Drittel der befragten Unternehmen gehen von einem unveränderten Bürobedarf aus. Das heisst insgesamt dürften die Auswirkungen der neuen Arbeitswelt auf die Büronachfrage nicht zu einem Einbruch führen, sondern moderat ausfallen. Aufgrund veränderter Arbeitsplatzkonzepte ist allerdings durchaus mit veränderten qualitativen Bedürfnissen der Büronachfrage zu rechnen.